Què és la factura electrònica?

Una factura electrònica és un document electrònic que:

  • Conté el mateix tipus d'informació que una factura tradicional i que es tramet a través de mitjans electrònics. L'article 6 del Reial decret 1496/2003 regula el contingut de les factures, independentment de si es trameten en suport paper o electrònicament.
  • Té validesa legal quan presenta signatura electrònica avançada que garanteix l'autentificació, la integritat i el no-repudi.
  • És susceptible de ser tramès per mitjans electrònics i relaciona clients i proveïdors.

Per tant, una factura electrònica no és:

  • Un document digital en format electrònic (PDF, xls, doc, etc.) rebut per correu electrònic
  • Un document digital amb una signatura escanejada
  • Un document digital signat amb un certificat digital no reconegut per l'AEAT (ha de ser una entitat de certificació reconeguda).
  • Un document digital signat amb un certificat digital caducat, perquè el certificat no és vàlid per realitzar la signatura.

Requisits de la factura electrònica

La factura electrònica destinada a les administracions públiques ha de complir tres requisits específics:

  1. Estar escrita en un llenguatge informàtic determinat (facturae versió 3.2. o 3.2.1.)
  2. Estar signada electrònicament
  3. Indicar el destinatari de la factura electrònica (DIR 3)

Què és facturae?

S'anomena facturae el format electrònic per emetre factures electròniques a l'Administració. És un format estructurat XML que presenta l'avantatge de permetre fàcilment l'intercanvi d'informació entre els sistemes informàtics d'emissors i receptors. Per conèixer amb més detall l'esquema del format facturae (format XML) així com l'historial de versions, podeu consultar www.facturae.gob.es.

Com indico el destinatari?

Per tal que la factura electrònica arribi al seu destinatari, cal identificar l'oficina comptable, l'òrgan gestor i la unitat tramitadora, d'acord amb l'Ordre HAP/1074/2014, de 24 de juny, per la qual es regulen les condicions tècniques i funcionals que ha de reunir el punt general d'entrada de factures electròniques. En el cas de XALOC, el codi DIR3 per als òrgans gestors, per a les unitats tramitadores i les oficines comptables és el LA0000039.

Què necessito per crear i enviar una factura electrònica per a les Administracions Públiques?

Mitjançant l'acord de Govern 151/2014, d'11 de novembre, sobre el punt general d'entrada de factures electròniques de Catalunya, la Generalitat de Catalunya ha declarat el servei eFACT del Consorci AOC com a Punt general d'entrada de factures electròniques de la totalitat del sector públic de les administracions catalanes.

Per crear factures electròniques a través d'eFACT, les empreses disposen de les modalitats següents:

  1. A través de solucions de mercat
    Si l'empresa disposa d'una plataforma de serveis de facturació de mercat contractada o de programari propi, sempre que es trobin integrats al concentrador (hub) del servei eFACT, pot enviar factures i consultar-ne l'estat. En el supòsit que l'empresa no disposi d'un programari integrat en el servei eFACT, el proveïdor de la plataforma pot contactar amb el Consorci AOC per sol·licitar-hi la integració i rebre el suport tècnic necessari.
  2. A través d'eines gratuïtes
    Si l'empresa opta per no contractar cap solució de mercat, disposa de diverses eines gratuïtes que li permeten generar el format facturae, entre les quals:
    1. B2B Router
    2. Pime Factura

Els proveïdors que utilitzin la plataforma FACE (Punt General de Factures Electròniques de l'Administració General de l'Estat) per a la presentació de factures electròniques han de saber que XALOC té un únic codi DIR3 per a tots els serveis i les dades són les següents:

  • DIR3: LA0000039
  • INE10: 8001763013
  • CIF: P1700053J
  • Nom: Xarxa Local de Municipis de la Diputació de Girona (XALOC)
  • Adreça: Avinguda Sant Francesc, 29
  • Municipi: Girona
  • Província: Girona

Com es pot consultar l'estat de la factura electrònica a eFACT?

L'empresa amb plataforma de servei de facturació de mercat (modalitat 1 de l'apartat anterior) pot visualitzar en línia la situació de la factura. En cas contrari, l'empresa pot consultar la informació bàsica associada a l'estat de tramitació de la factura mitjançant la Bústia de lliurament (accedint a la pestanya "Consulta d'estats" de la bústia).

Per a consultar l'estat de la factura, és molt important que l'empresa aporti la informació de tots els camps següents: número de factura, any fiscal, NIF/CIF de l'emissor, CIF del receptor i l'import total de la factura. Una vegada emplenats aquests camps, es fa la consulta prement sobre el botó "Cerca".

Quins són els avantatges d'utilitzar la factura electrònica?

  1. Per a l'Administració
    • Reducció del temps de tramitació interna.
    • Possibilitat d'anticipar els plans de Tresoreria.
    • Major eficiència en la gestió, auditoria i inspecció.
    • Estalvi d'espai i gestió més efectiva de l'arxiu.
  2. Per a l'empresa
    • Intercanvi de la informació sense error entre l'Administració i els proveïdors (les dades originals arriben a destí per mitjans electrònics sense cap tipus d'entrada manual).
    • Obtenció d'informació de l'estat de la factura en temps real.
    • Registre d'entrada de les factures electròniques per part de l'Administració (garantia de recepció de les factures).
    • Agilitació de l'inici del còmput dels terminis de cobrament.
    • Estalvi de costos en la generació i emissió de les factures en format electrònic en relació amb el suport paper.

Més informació

Serveis econòmics
XALOC
Av. Sant Francesc, 29
17001 Girona
Tel. 872 081 791

Documentació